Ons privacybeleid

1. Wie verantwoordelijk is voor uw gegevens

W Champion Unipessoal, Lda (“WChampion”), met zetel te Rua Manuel Martins Alves n.º 80 A, 2130-143 Santo Estêvão, Portugal, Portugees ondernemings- en fiscaal nummer (NIPC) 514 575 492, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die via deze website worden verzameld.

Voor alle vragen over uw gegevens schrijft u naar [email protected] met “Gegevensbescherming” als onderwerp, of per post naar onze zetel.

2. Waarop dit beleid van toepassing is

Het legt uit wat er gebeurt met de gegevens van wie de website bezoekt, wie ons via de formulieren van de website schrijft (contact, sollicitaties en leveranciers) en wie na dat contact een voorstel ontvangt of een contract met ons sluit. Het geldt ook wanneer de aanvraag namens een bedrijf wordt gedaan: de naam en contactgegevens van de persoon die ons schrijft blijven persoonsgegevens.

3. Welke gegevens wij verwerken

Wanneer u het formulier invult. Uw naam, e-mailadres, het land waar het project ligt en uw bericht, die verplicht zijn. Uw telefoonnummer, als u het opgeeft. De gewenste dienst en de termijn die u voor ogen hebt. En de technische gegevens die u uit een lijst wilt kiezen, zoals type installatie, elektriciteitsverbruik, oppervlakte of aansluitspanning. Wij noteren ook de taal van de pagina van waaruit u schreef, om u in die taal te antwoorden. Wij vragen alleen wat nodig is om het project te begrijpen en met een bruikbaar voorstel te antwoorden.

In het vrije bericht vragen wij u geen gezondheidsgegevens, overtuigingen, etnische afkomst of andere bijzondere categorieën van gegevens op te nemen, en ook geen gegevens van anderen zonder hun toestemming. Wij hebben ze niet nodig om te antwoorden.

Om het formulier te beschermen. De server controleert hoeveel tijd er is verstreken sinds het formulier werd geopend en telt hoeveel verzendingen binnen een uur van hetzelfde IP-adres komen. Voor die telling wordt een met een geheime sleutel van het IP-adres afgeleide code (hash) gebruikt. Om hetzelfde bericht dat meermaals wordt verzonden te herkennen, wordt ook een van de berichttekst afgeleide code bewaard, nooit de tekst zelf.

IP-adres van wie een formulier verzendt. Het IP-adres waarvan het formulier is verzonden, wordt leesbaar vastgelegd. Het staat in de e-mail die wij met de aanvraag ontvangen, in het weekoverzicht en in de kopie die de server 30 dagen bewaart. Het dient om misbruik, fraudepogingen en aanvallen te onderzoeken. Wij gebruiken het voor geen ander doel en combineren het niet met andere gegevens om te achterhalen wie ons schrijft.

Bijgevoegde bestanden. De formulieren aanvaarden bijlagen in PDF, Word, JPG en PNG, tot drie bestanden en samen 7 MB. Wij verwerken wat het bestand bevat. Stuur geen identiteitsdocumenten, gezondheidsgegevens of gegevens van andere personen mee. Grotere foto’s worden door de server verkleind voordat ze worden doorgestuurd.

Sollicitaties („Werken bij ons”). Uw naam, contactgegevens, land, interessegebied, uw korte voorstelling en het cv dat u bijvoegt. Beperk uw cv tot wat voor de functie telt: loopbaan, opleiding en vaardigheden. Een foto is niet verplicht. Vermeld geen identiteits- of fiscaal nummer, gezondheidsgegevens, vakbondslidmaatschap, overtuigingen of een uittreksel uit het strafregister. Hebben wij een van deze gegevens later nodig, dan vragen wij er op dat moment om en leggen wij uit waarom.

Leveranciers en dienstverleners. De naam van het bedrijf, de naam en contactgegevens van de persoon die ons schrijft, het land, het soort levering, de beschrijving van wat het bedrijf doet en de bijgevoegde documenten.

Ontvangstbevestiging. Na het verzenden van een formulier ontvangt u op het opgegeven adres een automatisch bericht dat de ontvangst bevestigt. Het bericht herhaalt niet wat u schreef.

Wanneer u surft. Zoals bij elke website ontvangen de server waarop ze staat en het netwerk dat ze levert en beschermt uw IP-adres, de datum en het tijdstip, de opgevraagde pagina en de identificatie van uw browser. Dat dient om de pagina's te leveren, de beveiliging te waarborgen en storingen op te sporen. Wij gebruiken geen advertentietools. Als u publieksmeting aanvaardt in de cookiemelding, registreert Google Analytics ook de pagina's die u bekijkt, de website waar u vandaan komt, het type toestel en browser, uw taal en uw locatie bij benadering (land en regio), gekoppeld aan een identificatie die in een cookie wordt bewaard. Google Analytics bewaart uw IP-adres niet. Microsoft Clarity registreert daarnaast hoe u door elke pagina beweegt: muisbewegingen, klikken, tikken en scrollen, zodat wij het bezoek kunnen nabekijken. Wat u in formuliervelden typt, wordt verborgen voordat het uw browser verlaat en wordt niet geregistreerd. Zie het Cookiebeleid.

Als het tot een voorstel of contract komt, verwerken wij ook de gegevens die daarvoor nodig zijn, zoals het adres van de werf, het fiscaal nummer en de facturatiegegevens.

4. Waarvoor wij de gegevens gebruiken en op welke grondslag

Uw aanvraag beantwoorden en het voorstel opstellen. Grondslag: precontractuele maatregelen op uw verzoek (artikel 6, lid 1, b, van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, AVG).

Het contract uitvoeren, als u het sluit: planning, uitvoering, oplevering, garanties en service. Grondslag: uitvoering van de overeenkomst (eveneens punt b).

Uw sollicitatie beoordelen. Grondslag: precontractuele maatregelen op uw verzoek (punt b).

Aanbiedingen van leveranciers en dienstverleners beoordelen en de contactgegevens van de aanbieder bewaren. Grondslag: het gerechtvaardigd belang van WChampion om te weten wie haar kan leveren en daaruit te kiezen (punt f). Doet een natuurlijke persoon het aanbod in eigen naam, dan zijn precontractuele maatregelen de grondslag (punt b).

Wettelijke verplichtingen nakomen, vooral fiscale en boekhoudkundige. Grondslag: wettelijke verplichting (punt c).

De website en het formulier beschermen tegen misbruik, geautomatiseerde verzendingen en aanvallen, en technische logbestanden bijhouden. Grondslag: het gerechtvaardigd belang van WChampion bij de beveiliging van haar systemen (punt f). U kunt tegen deze verwerking bezwaar maken, zoals uitgelegd in punt 9. Daaronder valt het vastleggen van het IP-adres van wie een formulier verzendt.

Weten hoe de website wordt gebruikt, om ze te verbeteren: hoeveel bezoeken ze krijgt, welke pagina's worden bekeken en waar de bezoekers vandaan komen. Dat gebeurt alleen als u publieksmeting aanvaardt. Grondslag: uw toestemming (punt a), die u op elk moment kunt intrekken via “Cookievoorkeuren”.

Onze rechten verdedigen bij een geschil. Grondslag: gerechtvaardigd belang (punt f).

Wij sturen geen marketingberichten aan wie ons via het formulier contacteert. Mochten wij dat ooit willen, dan vragen wij eerst afzonderlijk uw toestemming, die u op elk moment kunt intrekken. Wij nemen geen geautomatiseerde besluiten en stellen geen profielen op uit uw gegevens.

5. Bent u verplicht ons gegevens te geven?

Dat is geen wettelijke of contractuele verplichting. Zonder naam, e-mailadres, land en een beschrijving van de aanvraag kunnen wij echter niet antwoorden. De overige velden zijn facultatief: hoe concreter ze zijn, hoe nauwkeuriger het voorstel kan zijn.

6. Wie de gegevens ontvangt

Aanvragen komen binnen in de mailbox van WChampion en worden alleen gelezen door wie ze binnen het bedrijf behandelt. Om de website te laten werken, doen wij een beroep op dienstverleners die gegevens namens ons verwerken, uitsluitend volgens onze instructies en contractueel gebonden aan vertrouwelijkheid en beveiliging (artikel 28 AVG):

Brevo (Sendinblue SAS, Frankrijk). Stuurt de aanvragen uit het formulier door naar onze mailbox. De gegevens worden in de Europese Unie opgeslagen.

Resend (Plus Five Five, Inc., Verenigde Staten). Reservedienst: wordt alleen gebruikt wanneer de verzending via Brevo mislukt, zodat de aanvraag toch in onze mailbox aankomt. De gegevens die deze verwerkt, worden in de Verenigde Staten opgeslagen.

DIX7 (het bureau dat deze website heeft ontwikkeld en onderhoudt, gevestigd in Brazilië). Het ontvangt een kopie van elk formulier dat via de website wordt verzonden, met de bijlagen, om de werking van de dienst op te volgen en WChampion te ondersteunen bij de opvolging van de aanvragen. De kopie komt aan in een mailbox die door Google wordt gehost.

Cloudflare, Inc. (Verenigde Staten). Het netwerk dat de website levert en beschermt. Paginaverzoeken en de IP-adressen van bezoekers lopen erover.

Google Ireland Limited (Ierland). Levert Google Analytics, de tool voor publieksmeting, die alleen werkt als u ze aanvaardt. Ze verwerkt de in afdeling 3 beschreven surfgegevens namens ons. De advertentiefuncties van Google Analytics zijn uitgeschakeld.

Microsoft Corporation (Verenigde Staten). Levert Microsoft Clarity, de tool die registreert hoe de pagina's worden gebruikt, en die alleen werkt als u ze aanvaardt. Microsoft verwerkt deze gegevens ook voor eigen doeleinden, volgens de privacyverklaring van Microsoft.

Aanbieder van hosting en onderhoud van de website. De server waarop de website en het formulier draaien.

E-maildienst van WChampion. Waar de aanvragen binnenkomen en worden bewaard.

Bij de uitvoering van een project kan het nodig zijn gegevens te delen met wie rechtstreeks bij het werk betrokken is, zoals leveranciers van apparatuur, en met overheidsinstanties of netbeheerders wanneer de wet dat vereist om de installatie te vergunnen of aan te sluiten. Wij delen alleen wat nodig is. Aan de autoriteiten verstrekken wij gegevens wanneer de wet ons daartoe verplicht.

Wij verkopen of verhuren geen persoonsgegevens. Een actuele lijst van onze dienstverleners kunt u op elk moment opvragen via [email protected].

7. Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte

Cloudflare is een Amerikaans bedrijf dat gecertificeerd is onder het EU-U.S. Data Privacy Framework, waarvoor een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie van 10 juli 2023 geldt. De verwerkersovereenkomst bevat bovendien de door de Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, die van toepassing worden als die certificering vervalt. Voor de subverwerkers van Brevo buiten de Europese Unie gelden dezelfde waarborgen.

Doorgiften aan Plus Five Five, Inc., de aanbieder van de dienst Resend, vinden plaats op basis van de door de Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, die in de verwerkersovereenkomst zijn opgenomen. Het bedrijf neemt bovendien deel aan hetzelfde EU-U.S. Data Privacy Framework.

De kopie van de formulieren die naar DIX7 wordt gestuurd, wordt doorgegeven aan Brazilië, een land waarvoor een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie geldt, aangenomen in januari 2026.

Google Analytics wordt geleverd door Google Ireland Limited, die een beroep kan doen op Google LLC, in de Verenigde Staten. Google LLC is gecertificeerd onder hetzelfde EU-U.S. Data Privacy Framework, en de verwerkingsvoorwaarden van Google bevatten de door de Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen.

Microsoft Corporation, die Microsoft Clarity levert, is gevestigd in de Verenigde Staten en gecertificeerd onder hetzelfde EU-U.S. Data Privacy Framework.

Moet een andere dienstverlener gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken, dan gebeurt de doorgifte alleen naar een land met een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie of op basis van standaardcontractbepalingen. U kunt ons vragen naar de toepasselijke waarborgen en naar een kopie ervan.

8. Hoe lang wij gegevens bewaren

Aanvragen zonder voorstel: 12 maanden na het laatste contact, zodat wij het gesprek kunnen hervatten als u ons opnieuw over hetzelfde project schrijft.

Voorstellen zonder contract: 3 jaar vanaf de datum van het voorstel, de verjaringstermijn voor precontractuele aansprakelijkheid naar Portugees recht (artikelen 227, lid 2, en 498 van het Burgerlijk Wetboek).

Klanten: gedurende het contract en de garantietermijnen van het werk. Boekhoudkundige stukken en bewijsstukken, waaronder contracten en facturen, bewaren wij 10 jaar, zoals artikel 123, lid 4, van het Portugese wetboek van de vennootschapsbelasting vereist.

Sollicitaties: 6 maanden na ontvangst. De wet legt geen termijn vast voor open sollicitaties: dit is de termijn die wij nodig achten om ze te beoordelen.

Contactgegevens van leveranciers en dienstverleners: 12 maanden na het laatste contact, als er geen contract is. Is er een contract, dan gelden de termijnen voor klanten.

IP-adres van wie een formulier verzendt: 30 dagen in het logboek van de server. In de e-mail die wij ontvangen, blijft het even lang bewaard als de aanvraag waarop het betrekking heeft.

Code om de formulierverzendingen te tellen: dient alleen voor de telling over het laatste uur en verandert elke dag. De server wist hem automatisch, bij de opschoning die hij bij elke formulierverzending uitvoert, zodra hij een uur niet is gebruikt of de dag is veranderd.

Van de berichttekst afgeleide code om herhaalde verzendingen te herkennen: verandert elke dag en de tekst zelf wordt niet bewaard. De server wist hem automatisch, bij de opschoning die hij bij elke formulierverzending uitvoert, zodra de dag is veranderd.

Aanvraag die door een technische storing niet kon worden bezorgd: blijft met de bijlagen op de server, en de server probeert de bezorging opnieuw tot ze lukt. De server wist zulke aanvragen die ouder zijn dan 30 dagen automatisch, bij de opschoning die hij bij elke formulierverzending uitvoert.

Kopie van de aanvraag voor het weekoverzicht: elke aanvraag wordt, met het IP-adres en de namen van de bijgevoegde bestanden, ook op de server bewaard, buiten het openbare deel van de website, om te worden opgenomen in het overzicht dat WChampion eenmaal per week ontvangt en waarmee wordt nagegaan dat geen enkele aanvraag onbeantwoord is gebleven. De server wist kopieën die ouder zijn dan 30 dagen automatisch, bij de opschoning die hij bij elke formulierverzending uitvoert.

Technisch verzendlogboek bij de e-maildienst (Brevo): 1 maand.

Bericht en verzendlogboek bij de reservedienst (Resend), wanneer die wordt gebruikt: 30 dagen, plus 7 dagen in back-ups.

Gegevens van de publieksmeting (Google Analytics), als u ze aanvaardt: de gegevens die aan de cookie-identificatie zijn gekoppeld, blijven hoogstens 14 maanden in de systemen van Google. De cookies blijven tot 2 jaar in uw browser, of tot u ze wist of uw aanvaarding intrekt.

Registraties van Microsoft Clarity, als u ze aanvaardt: hoogstens 13 maanden in de systemen van Microsoft. De cookies blijven tot 1 jaar bewaard.

Technische logbestanden van server en leveringsnetwerk: de termijn die elke aanbieder vaststelt voor beveiliging en storingsdiagnose. Wij gebruiken ze niet om bezoekers te identificeren.

Na afloop van deze termijnen worden de gegevens gewist of geanonimiseerd. Loopt er een geschil, dan bewaren wij het nodige tot het is afgerond.

9. Uw rechten

U kunt inzage in uw gegevens vragen, rectificatie van onjuiste gegevens, wissing, beperking van de verwerking en overdraagbaarheid van de gegevens die u ons hebt verstrekt. U kunt op elk moment bezwaar maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang, om redenen die verband houden met uw specifieke situatie. Berust de verwerking op toestemming, dan kunt u die altijd intrekken, zonder dat dit afbreuk doet aan wat eerder gebeurde.

Om een van deze rechten uit te oefenen, schrijft u naar [email protected]. Wij antwoorden binnen een maand; verlenging is alleen mogelijk in de gevallen van artikel 12 AVG. Wij kunnen u om gegevens vragen die uw identiteit bevestigen, alleen om te voorkomen dat gegevens bij een ander terechtkomen. Het uitoefenen van uw rechten is kosteloos.

Meent u dat uw gegevens niet correct zijn behandeld, dan kunt u een klacht indienen bij de Portugese toezichthouder, de Comissão Nacional de Protecção de Dados (CNPD), Av. D. Carlos I, 134, 1.º, 1200-651 Lissabon, www.cnpd.pt, of bij de toezichthouder van het EU-land waar u woont of werkt.

10. Beveiliging

De website werkt uitsluitend over een versleutelde verbinding (HTTPS) en heeft een contentbeveiligingsbeleid dat alleen uitdrukkelijk toegestane code van derden laat laden: Google Analytics en Microsoft Clarity, als u de meting aanvaardt, en de YouTube-film op de pagina Over ons. Het formulier controleert de gegevens op de server, beperkt het aantal verzendingen en bewaart aanvragen niet in een database: ze worden per e-mail verstuurd en van daaruit behandeld. Op de server staan alleen, gedurende 30 dagen, de kopie voor het weekoverzicht met het IP-adres van de verzender en, als de verzending mislukt, de niet-bezorgde aanvraag met de bijlagen, in bestanden buiten het openbare deel van de website. Toegangssleutels tot de diensten staan buiten de gepubliceerde code.

Bijlagen worden alleen aanvaard in de vermelde formaten en tot de groottelimiet, en de server controleert het werkelijke type van elk bestand. Bezorgde bijlagen blijven niet op de server: ze worden per e-mail doorgestuurd.

Geen enkel systeem is onfeilbaar. Doet zich een inbreuk op persoonsgegevens voor die een risico voor u inhoudt, dan melden wij dat aan de CNPD en brengen wij u, waar de wet dat vereist, rechtstreeks op de hoogte.

11. Minderjarigen

De website is bestemd voor bedrijven en meerderjarige particulieren. Wij verzamelen niet bewust gegevens van minderjarigen.

12. Wijzigingen in dit beleid

Wij werken dit beleid bij wanneer de website of de wet verandert. De datum van de laatste bijwerking staat bovenaan de pagina.